Plazo para conservar documentos originales es de 5 años con respaldo digital

Plazo para conservar documentos originales es de 5 años con respaldo digital

No existirá la obligación de conservar los originales de la documentación que haya sido migrada a archivos digitales (microformas), cuando esta se encuentre relacionada con tributos respecto de los cuales hubiere transcurrido el plazo de prescripción o más de cinco (5) años desde que se contó con dicha información, el que resulte mayor.

Así Sunat concluye el Informe N° 023-2019-SUNAT/7T0000  de fecha 28 de febrero del 2019.

Con ello, queda claro,  que los respaldos digitales y documentos contenidos en ellos, se consideran válidos para cualquier revisión contable o tributario, exámenes y auditorías públicas o privadas; pudiendo ser exhibidos ante los inspectores, revisores, auditores y autoridades competentes.

El plazo para la conservación se computa a partir del 1 de enero del año siguiente a la fecha de vencimiento de la presentación de declaración de la obligación tributaria correspondiente. Tratándose de los pagos a cuenta del impuesto a la renta, el plazo de cinco (5) años se computa considerando la fecha de vencimiento de la declaración anual del citado impuesto

En cuanto a la conservación de documentos con contenido tributario, se debe tener presente que el artículo 1° de la Ley N.° 28186 dispone que no podrán destruirse, aun cuando se hubieren conservado mediante microformas, de acuerdo al citado Decreto Legislativo N.° 681, y sus normas modificatorias, ampliatorias y reglamentarias, los originales de los documentos, información y
antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias así como toda otra documentación relacionada con hechos que determinen tributación, mientras el tributo no esté prescrito.

Cabe mencionar que conforme a la Exposición de Motivos de la Ley N.° 28186, lo señalado en esta se plantea a partir de las normas establecidas en el Código Tributario, las que no obstante que reconocen el uso de tecnologías avanzadas, prevén como regla general que los deudores tributarios deberán conservar sus libros y registros llevados en sistema manual o mecanizado, así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias, mientras el tributo no esté prescrito. En otras palabras el contribuyente tendrá la obligación de conservar la documentación original vinculada a asuntos tributarios aún cuando conste en microformas en la medida que el tributo al que se refiera no esté prescrito.

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